Privacybeleid

1. Persoonsgegevens die wij verzamelen

• Ledenauthenticatie (Google-aanmelding): e-mailadres, naam, profielidentificator
• Gebruiksgegevens van de Dienst: vergaderagenda's, bijgevoegde documenten en de daaruit geëxtraheerde tekst (inclusief OCR), uitspraken van AI-teamleden en vergaderresultaten (notulen), geselecteerde rollen, taal en vergadermodus
• Betaalgegevens: gegevens over abonnementsbetalingen (bestelnummer, bedrag, datum en tijdstip van betaling) die via Polar (betalingsverwerker / Merchant of Record) worden verwerkt. Betaalmiddelgegevens zoals kaartnummers worden door Polar afgehandeld en het Bedrijf bewaart deze niet.
• Automatisch verzamelde gegevens: toegangslogboeken, browser- en apparaatgegevens, cookies (om aanmeldsessies te behouden)

2. Doel van het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

• Identificatie en authenticatie van leden en het aanbieden van de Dienst (vergaderingen uitvoeren, resultaten ordenen en opslaan)
• Betaling van abonnementen en terugkerende facturering, en het afhandelen van terugbetalingen en vragen
• Bedrijfsvoering en beveiliging van de Dienst, voorkoming van misbruik, analyse van gebruiksstatistieken en kwaliteitsverbetering

3. Uitbesteding van verwerking en verstrekking aan derden (inclusief doorgifte naar het buitenland)

Om de Dienst te kunnen aanbieden, besteedt het Bedrijf de verwerking van persoonsgegevens uit zoals hieronder uiteengezet, en een deel van de verwerking vindt in het buitenland plaats.

Bij standaardvergaderingen kunnen vergaderagenda's en documenten worden verzonden naar en verwerkt door de hierboven vermelde AI-aanbieders. Beveiligde vergaderingen worden uitsluitend binnen een speciale Google Cloud Vertex AI-omgeving verwerkt en worden niet naar een afzonderlijke AI-API van derden verzonden. De doorgifte vindt plaats op het moment dat de Dienst wordt gebruikt (vergaderingen uitvoeren, documenten bijvoegen), en de doorgegeven gegevens zijn de vergaderagenda's, documenten en tekst die voor die verwerking noodzakelijk zijn.

Wanneer zich een fout- of prestatiegebeurtenis voordoet, kunnen gefilterde diagnostische gegevens — zoals foutmeldingen, stacktraces, tijdstempels, aanvraag-URL's en -paden, browser- en apparaatgegevens en prestatiemetingen — worden verzonden naar de gegevensinname-systemen van Sentry in de Verenigde Staten. IP-adressen, gebruikers-ID's, e-mailadressen en authenticatietokens worden verwijderd uit of gefilterd uit de bewaarde monitoringgegevens. Session Replay en Profiling zijn uitgeschakeld.

4. Bewaar- en gebruiksperiode

• Ledengegevens: tot het lid zijn lidmaatschap opzegt. Bij opzegging worden deze onverwijld vernietigd.
• Vergadergegevens: tot de gebruiker deze verwijdert of het lidmaatschap opzegt.
• Betalings- en transactiegegevens: worden bewaard gedurende de perioden die zijn voorgeschreven door de toepasselijke wetgeving, zoals de Koreaanse Wet consumentenbescherming in de elektronische handel (Act on the Consumer Protection in Electronic Commerce), enz. (bijv. 5 jaar voor overeenkomsten en herroeping van het abonnement, 5 jaar voor betalingen) en vervolgens vernietigd.
• Gegevens voor fout- en prestatiemonitoring van Sentry: worden maximaal 90 dagen bewaard. Sommige gedeïdentificeerde of gepseudonimiseerde steekproeven kunnen overeenkomstig het beleid van Sentry langer worden bewaard. De gegevens worden verwijderd bij beëindiging van de overeenkomst of na ontvangst van een geldig verwijderingsverzoek.

5. Rechten van gebruikers

Gebruikers kunnen te allen tijde verzoeken om inzage in, correctie van, verwijdering van of opschorting van de verwerking van hun persoonsgegevens, en kunnen hun toestemming intrekken door hun lidmaatschap op te zeggen. Verzoeken kunnen worden ingediend via de onderstaande contactgegevens.

6. Maatregelen ter waarborging van de beveiliging

Het Bedrijf neemt redelijke beschermingsmaatregelen, waaronder het beheer van toegangsrechten tot persoonsgegevens, versleuteling van de transmissiekanalen (HTTPS) en het niet bewaren van betaalmiddelgegevens (uitbesteed aan Polar).

7. Cookies

Noodzakelijke cookies voor aanmelden, beveiliging, betaalstatus en toestemmingsvoorkeuren worden altijd gebruikt. Met analysetoestemming draait Google Analytics aan de serverzijde zonder Google-tag of -cookie in de browser en ontvangt het in de Verenigde Staten en andere landen een roterende pseudonieme client-/sessie-ID, gebeurtenisnaam, paginapad, taal en campagneparameters voor gebruiksanalyse. Alleen met marketingtoestemming kunnen Meta Pixel in de browser en de serverzijdige Conversions API bezochte URL's en queryparameters, campagneparameters, browser- en apparaatgegevens, conversiegebeurtenissen en pseudonieme identificatoren naar de Verenigde Staten en andere landen sturen voor conversiemeting, attributie en campagneoptimalisatie. Vergaderagenda's, bijlagen en kaartnummers worden niet voor deze optionele metingen verzonden.

Registraties van toestemmingskeuzes worden bewaard zolang dit nodig is om naleving van toepasselijk recht aan te tonen. Optionele analyse- en advertentiegegevens en identificatoren worden alleen bewaard gedurende de kortste door het Bedrijf ingestelde of volgens het contract en beleid van de aanbieder vereiste periode, en daarna verwijderd of geaggregeerd.

Toestemming voor analyse en marketing is optioneel; weigeren beperkt de kernfuncties van de Dienst niet. U kunt deze op elk moment wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” in de voettekst. Optionele tracking stopt na intrekking, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

8. Functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens en vragen

• Ondernemer: JumpingHigh Inc. (주식회사 점핑하이) (Vertegenwoordiger: Ha-i Yoon)
• E-mail: contact@roundroom.app

9. Kennisgevingsplicht

Indien er sprake is van een aanvulling, verwijdering of wijziging van dit beleid, kondigt het Bedrijf dit binnen de Dienst aan vanaf 7 dagen voordat het van kracht wordt.