Integritetspolicy

1. Personuppgifter vi samlar in

• Medlemsautentisering (Google-inloggning): e-postadress, namn, profilidentifierare
• Användningsdata för Tjänsten: mötesagendor, bifogade dokument och den text som utvinns ur dem (inklusive OCR), AI-teammedlemmarnas uttalanden och mötesresultat (protokoll), valda roller, språk och mötesläge
• Betalningsinformation: uppgifter om prenumerationsbetalningar (ordernummer, belopp, betalningsdatum och -tid) som behandlas via Polar (betalningsförmedlare / Merchant of Record). Uppgifter om betalningsmetod såsom kortnummer hanteras av Polar, och Företaget lagrar dem inte.
• Automatiskt insamlade uppgifter: åtkomstloggar, webbläsar- och enhetsinformation, cookies (för att upprätthålla inloggningssessioner)

2. Syfte med insamling och användning av personuppgifter

• Identifiering och autentisering av medlemmar samt tillhandahållande av Tjänsten (genomförande av möten, organisering och lagring av resultat)
• Betalningar för abonnemang och återkommande fakturering samt hantering av återbetalningar och förfrågningar
• Drift och säkerhet av Tjänsten, förebyggande av missbruk, analys av användningsstatistik och kvalitetsförbättring

3. Anlitande av personuppgiftsbiträden och överföring till tredje part (inklusive överföringar till utlandet)

För att tillhandahålla Tjänsten anlitar Företaget personuppgiftsbiträden för behandlingen av personuppgifter enligt nedan, och en del av behandlingen sker utomlands.

För standardmöten kan mötesagendor och dokument överföras till och behandlas av de AI-leverantörer som anges ovan. Säkra möten behandlas endast inom en särskild Google Cloud Vertex AI-miljö och överförs inte till något separat AI-API från tredje part. Överföringen sker vid den tidpunkt då Tjänsten används (genomförande av möten, bifogande av dokument), och de uppgifter som överförs är de mötesagendor, dokument och den text som är nödvändig för den behandlingen.

När en fel- eller prestandahändelse inträffar kan filtrerad diagnostisk information — såsom felmeddelanden, stackspårningar, tidsstämplar, URL:er och sökvägar för förfrågningar, webbläsar- och enhetsinformation samt prestandamätningar — överföras till Sentrys datamottagningssystem i USA. IP-adresser, användaridentifierare, e-postadresser och autentiseringstoken tas bort eller filtreras från lagrade övervakningsdata. Session Replay och Profiling är inaktiverade.

4. Lagrings- och användningsperiod

• Medlemsinformation: fram till dess att medlemmen säger upp sitt medlemskap. Vid uppsägning förstörs den utan onödigt dröjsmål.
• Mötesdata: fram till dess att användaren raderar den eller säger upp sitt medlemskap.
• Betalnings- och transaktionsuppgifter: lagras under de perioder som föreskrivs i tillämpliga lagar såsom Koreas lag om konsumentskydd vid elektronisk handel m.m. (t.ex. 5 år för avtal och återkallelse av abonnemang, 5 år för betalning) och förstörs därefter.
• Data för Sentrys fel- och prestandaövervakning: lagras i upp till 90 dagar. Vissa avidentifierade eller pseudonymiserade dataprover kan lagras längre i enlighet med Sentrys policy. Uppgifterna raderas när avtalet upphör eller efter en giltig begäran om radering.

5. Användarnas rättigheter

Användare kan när som helst begära tillgång till, rättelse av, radering av eller begränsning av behandlingen av sina personuppgifter, och kan återkalla sitt samtycke genom att säga upp sitt medlemskap. Begäranden kan lämnas in via kontaktuppgifterna nedan.

6. Åtgärder för att säkerställa säkerheten

Företaget vidtar rimliga skyddsåtgärder, inklusive hantering av åtkomsträttigheter till personuppgifter, kryptering av överföringskanaler (HTTPS) och icke-lagring av uppgifter om betalningsmetod (anlitat till Polar).

7. Cookies

Nödvändiga cookies för inloggning, säkerhet, betalningsstatus och samtyckesinställningar används alltid. Med analyssamtycke körs Google Analytics på serversidan utan Google-tagg eller -cookie i webbläsaren och tar i USA och andra länder emot ett roterande pseudonymt klient-/sessions-ID, händelsenamn, sidväg, språk och kampanjparametrar för användningsanalys. Endast med marknadsföringssamtycke kan Meta Pixel i webbläsaren och det serverbaserade Conversions API skicka besökta URL:er och frågeparametrar, kampanjparametrar, webbläsar- och enhetsdata, konverteringshändelser samt pseudonyma identifierare till USA och andra länder för konverteringsmätning, attribuering och kampanjoptimering. Mötesagendor, bilagor och kortnummer skickas inte för dessa valfria mätningar.

Register över samtyckesval sparas så länge det krävs för att visa efterlevnad av tillämplig lag. Valfria analys- och annonsdata samt identifierare sparas endast under den kortaste period som Företaget ställt in eller som krävs enligt leverantörens avtal och policy, och raderas eller aggregeras därefter.

Samtycke till analys och marknadsföring är frivilligt och ett avslag begränsar inte Tjänstens kärnfunktioner. Det kan ändras eller återkallas när som helst via ”Cookieinställningar” i sidfoten. Valfri spårning upphör efter återkallelse utan att lagligheten i tidigare behandling påverkas.

8. Personuppgiftsansvarig och förfrågningar

• Verksamhetsutövare: JumpingHigh Inc. (주식회사 점핑하이) (Företrädare: Ha-i Yoon)
• E-post: contact@roundroom.app

9. Upplysningsplikt

Om det görs något tillägg till, någon borttagning från eller någon ändring av denna policy kommer Företaget att tillkännage det inom Tjänsten från och med 7 dagar innan den träder i kraft.